CRM:n käyttöönotto myyntitiimissä: minimitaso, jolla saat suurimman osan hyödyistä
CRM:n käyttöönotto myyntitiimissä onnistuu, kun koko tiimi aloittaa samasta minimitasosta. Jokaisesta aktiivisesta kaupasta kirjataan oikea henkilö ja organisaatio, kaupan vaihe, arvo ja seuraava askel päivämäärineen. Kokemuksemme mukaan tällä saadaan jo noin 80 % CRM:n hyödyistä.
- Liidi
- Kontaktointi
- Tapaaminen
- Tarjous
- Sopimus
- Henkilö ja organisaatio
- Maria Esimerkki, myyntijohtaja, Esimerkki Oy
- Vaihe
- Tarjous
- Arvo
- 15 000 €
- Seuraava askel
- Tarjouksen läpikäynti tiistaina klo 14
Sovittiin läpikäynti Marian ja toimitusjohtajan kanssa. Riski: budjetti vahvistuu vasta marraskuussa.
Miksi CRM kannattaa
CRM (Customer Relationship Management) on ohjelmisto, jolla seurataan myyntiä, muistetaan liidit, ohjataan myyntiprosessia ja pidetään kirjaa asiakasorganisaatioista ja niiden ihmisistä.
Myyjälle CRM on apuri. Kaikkien asiakkaiden tilanne löytyy yhdestä paikasta, ja CRM muistaa follow-upit ja sovitut yhteydenotot, kuten ”soitellaan keväällä, silloin tämä on ajankohtainen”. Siksi kutsumme sitä viikonlopun rauhoittajaksi.
Tiimille ja johdolle CRM on näkymä. Kun dataa kertyy, nähdään, mitkä asiakastyypit, toimenpiteet ja kaudet tuottavat ja kuinka pitkiä myyntisyklit ovat. Ennuste syntyy datasta eikä arviosta, ja lopputulos on, että myynti auttaa johtoa ja johto auttaa myyntiä.
Minimitaso: neljä asiaa jokaisesta kaupasta
- Oikea henkilö ja organisaatio. Nämä kirjataan tyypillisesti vain kerran kaupan aikana. Käytä organisaation virallista nimeä.
- Kaupan vaihe. Missä myyntiputken vaiheessa kauppa on nyt.
- Arvo. Realistinen arvio todennäköisimmästä kaupan arvosta, ei liian suuri eikä liian varovainen.
- Seuraava askel ja päivämäärä. Jokaisella avoimella kaupalla on aina seuraava aktiviteetti sovittuna.
Lisäksi jokaisesta aktiviteetista kirjataan lyhyt muistiinpano: mitä sovittiin, mikä on seuraava askel ja mitä riskejä näkyy.
Myyntitiimissä minimitason arvo on siinä, että kaikki kirjaavat samalla tavalla. Jos jokainen myyjä käyttää CRM:ää omalla tavallaan, myyntiputkesta ei voi lukea tiimin tilannetta eikä ennustetta. Kun tieto on CRM:ssä eikä myyjän päässä, asiakkuus ei katoa myyjän vaihtuessa.
Myyntiputken vaiheet ja siirtymäsäännöt
Myyntiputki toimii, kun jokaisella vaiheella on tavoite ja selvä sääntö siitä, milloin kauppa siirtyy eteenpäin tai merkitään menetetyksi.
Myyntiputken viisi vaihetta ja siirtymäsäännöt
- Prospektit ja liiditEteenpäin, kun liidi on kirjattu ja valmis kontaktoitavaksi.
- KontaktointiEteenpäin, kun tapaaminen on sovittu.Ei vastausta neljään yhteydenottoon: tauko tai uusi yhteyshenkilö.
- TapaaminenEteenpäin, kun tarve on tunnistettu ja tarjous sovittu.Ei tarvetta neljän kuukauden sisällä: menetetty.
- TarjousEteenpäin, kun tarjous on käyty läpi asiakkaan kanssa.
- SopimusvaiheVoitettu, kun sopimus on allekirjoitettu.
| Vaihe | Mitä vaiheessa tehdään | Tavoite ja siirtymäsääntö |
|---|---|---|
| Prospektit ja liidit | Potentiaalinen asiakas syötetään CRM:ään heti, kun se tunnistetaan, oli se yhteydenotto tai oma prospekti. Organisaatio, henkilö ja kauppa luodaan kerralla ja linkitetään toisiinsa. | Liidit ovat järjestyksessä ja valmiina kontaktoitaviksi. |
| Kontaktointi | Prospekteja kontaktoidaan, ja jokaisesta puhelusta kirjataan muistiinpano. Tarvekartoitusta ei tehdä puhelimessa vaan tapaamisessa. | Selvitetään, haluaako prospekti tavata, ja sovitaan tapaaminen. Jos hetki on väärä, sovitaan, milloin palataan. Jos prospekti ei vastaa neljään yhteydenottoon, kontaktointi keskeytetään esimerkiksi neljäksi kuukaudeksi tai vaihdetaan yhteyshenkilöä. |
| Tapaaminen | Tapaamiset aikataulutetaan CRM:ään, ja niiden jälkeen kirjataan asiakkaan tarpeet ja seuraavat toimenpiteet. | Tunnistetaan tarve ja edetään tarjoukseen. Jos tarvetta ei ole nyt eikä seuraavan neljän kuukauden aikana, kauppa merkitään menetetyksi. |
| Tarjous | Tarjous tehdään, käydään läpi asiakkaan kanssa ja lähetetään. Jos versioita on useita, tarjouskanta pidetään selkeänä päivämäärien avulla. | Asiakkaan tarpeen täyttävä tarjous on käyty läpi asiakkaan kanssa. |
| Sopimusvaihe | Asiakas on todennut tarjouksen sopivaksi. Sovitaan päätöspalaveri, käydään pääkohdat läpi ja kysytään rohkeasti yhteistyön aloittamista. | Sopimus allekirjoitetaan ja kauppa merkitään voitetuksi. Jos asiakas ei hyväksy tarjousta, syy selvitetään tahdikkaasti. |
Selkeät säännöt pitävät putken totuudenmukaisena. Kun hiipuneet kaupat merkitään menetetyiksi, putken arvo kertoo oikean kuvan ja ennuste pitää.
CRM:n rakenne
CRM rakentuu neljästä tasosta: organisaatio, sen henkilöt, kaupat ja kauppoihin liittyvät aktiviteetit, kuten tehtävät, muistiinpanot, tapaamiset ja puhelut. Yhdellä organisaatiolla voi olla useita henkilöitä ja kauppoja.
Helpointa on luoda ensin kauppa ja lisätä siihen henkilö ja organisaatio. Silloin kaikki kolme linkittyvät automaattisesti, ja tiedot voi täydentää jälkikäteen.
Sähköpostin ja kalenterin integrointi
Sähköposti ja kalenteri kannattaa integroida CRM:ään. Silloin myyjän viestintä asiakkaan kanssa, kuten lupaukset, aikataulut ja sovitut seuraavat askeleet, tallentuu oikeaan kauppaan ja jää koko organisaation saataville.
Kun myyjä on lomalla tai vaihtaa tehtäviä, kollega näkee heti, mitä asiakkaalle on luvattu ja missä vaiheessa keskustelu on. Asiakkaan ei tarvitse kertoa asioitaan uudelleen.
Myyjälle integraatio tarkoittaa vähemmän käsin kirjaamista: viestit kiinnittyvät kauppoihin, ja tapaamiset ja puhelut näkyvät samalla omassa kalenterissa.
Miten myyjät saadaan käyttämään CRM:ää
- Yksinkertainen on kaunista. Kirjataan vain se, mitä oikeasti käytetään.
- Mitään ei saa rikki. Kannusta kirjaamaan, klikkaamaan ja kokeilemaan, jotta jokainen löytää oman tehokkaan tapansa.
- CRM myyjän hyödyksi, ei raportointia varten. Kun CRM kertoo myyjälle, mitä tänään tehdään, sitä käytetään.
- Tärkeimmät tylsyydet hoidetaan. Data pidetään kunnossa, ja henkilö, yritys ja kauppa yhdistetään aina. Jokaisesta asiakkaasta ja asiakaskontaktista on CRM:ssä vähintään perustieto.
Pipedrive-käyttöönotto
Jos haluatte lähteä liikkeelle tehokkaasti ja aloittaa oman CRM:n käytön, toteutamme Pipedriven käyttöönoton. Pipedrive on yksi yhteistyökumppaneistamme. Rakennamme myyntiputken vaiheet, minimitason kirjauskäytännöt, sähköpostin ja kalenterin linkitykset sekä ohjeet tiimille.
Agora Legal otti Pipedriven käyttöön heti alussa, ja samalla rakensimme aktiivisen myyntiprosessin ja koulutimme kontaktoinnin ja tapaamisen rakenteen. 60 % ensitapaamisista johti ensimmäisen vaiheen kauppaan.
Ahooy Creativella CRM:n käyttöä jalostettiin tukemaan arkea ja tilannekuvaa osana uutta myyntiprosessia. Uusmyyntiin keskittyneen tiimin myynti kaksinkertaistui.
Usein kysyttyä
Mitä CRM:ään pitää kirjata?
Jokaisesta aktiivisesta kaupasta oikea henkilö ja organisaatio, vaihe, realistinen arvo ja seuraava askel päivämäärineen. Jokaisesta aktiviteetista lyhyt muistiinpano.
Mikä CRM sopii pk-yrityksen myyntitiimille?
Pipedrive sopii usein hyvin, kun tiimi haluaa lähteä liikkeelle tehokkaasti ja aloittaa oman CRM:n käytön. Työkalua tärkeämpää on se, mitä sinne kirjataan ja miten myyntiputken vaiheet on määritelty.
Miksi myyjät eivät käytä CRM:ää?
Yleensä siksi, että CRM on rakennettu johdon raportointia varten eikä myyjän työn tueksi. Kun CRM muistaa myyjän puolesta ja kertoo päivän tehtävät, käyttö seuraa.
Milloin kauppa kannattaa merkitä menetetyksi?
Kun asiakkaalla ei ole tarvetta nyt eikä seuraavan neljän kuukauden aikana. Silloin kauppa suljetaan ja asiakkaaseen palataan myöhemmin uutena kauppana.